Udfordringen
Med 63 medarbejdere fordelt på 18 lokationer i Aarhus-området kørte Focus Rengøring i årevis på papirtimesedler, telefonopkald og manuelle Excel-ark. Hver lønkørsel tog administrationsteamet op mod 8-10 timer - og alligevel endte der fejl i systemet næsten hver måned. Tvister med medarbejdere om timer de ikke kunne dokumentere, kunder der stillede spørgsmålstegn ved fakturaer, og en ledelse der aldrig rigtig vidste om der faktisk var en medarbejder på lokationen - det var hverdagen.
Problemet var ikke menneskerne. Det var processerne. Der fandtes simpelthen ikke et system der var bygget til en virksomhed som Focus Rengøring - fleksibelt nok til skiftende vagter og lokationer, men præcist nok til lønbehandling og dokumentation.
Løsningen
Focus Rengøring implementerede KlokIn over en enkelt weekend i februar 2024. Medarbejderne fik adgang til en simpel app, hvor de stempler ind og ud direkte på lokationen - valideret via GPS-geofencing, så kun fremmøde på den rigtige adresse tæller. Ingen chips, ingen kortlæsere, ingen ny hardware.
Ledelsen fik et realtidsdashboard med fuld overblik: hvem er på arbejde, på hvilken lokation, og hvornår. Godkendelsesbyrden faldt drastisk takket være automatiske regler for overtid, 11-timers-reglen og minimum hvileperioder - og ved lønkørsel sendes de godkendte timer direkte til Danløn uden et eneste manuelt trin.
Resultatet
Allerede efter den første lønkørsel var effekten tydelig. Den tid administrationen brugte på at håndtere løn og fremmøde faldt fra 8-10 timer til under 1 time pr. kørsel - en besparelse på over 11 timer hver måned. Lønfejl, der tidligere var et fast irritationsmoment, er i praksis forsvundet. Medarbejderne oplever mere transparens og retfærdighed, fordi systemet er objektivt - og det mærkes i trivslen.
For kunderne er gevinsten dokumentation. Focus Rengøring kan nu til enhver tid fremvise præcise fremmøderegistreringer pr. lokation - noget der har styrket relationen til flere af deres erhvervskunder og gjort det nemmere at vinde nye kontrakter.
Focus Rengøring er i dag et eksempel på, at selv en relativt lille virksomhed kan drive forretning med samme præcision og kontrol som en virksomhed ti gange deres størrelse - uden at det koster ti gange så meget.